واتساب لمراكز التعليم والتدريب

مركز التكوين أو المدرسة الخاصة يعيش على دورة متكررة: استقطاب المهتمين، تأكيد التسجيل، تنظيم الأفواج والحصص، مشاركة المواد، ثم تحصيل الرسوم. حين يتوزّع هذا التواصل بين مكالمات ومجموعات واتساب عادية، يضيع المهتم الذي لم يُتابَع، وتختلط المواد، ويتأخر أولياء الأمور في معرفة أي تغيير. يربط trtWhats نظام المركز أو منصة تسجيله بواتساب، فيصل المتدرّب تأكيد تسجيله فوراً بالفوج وموعد أول حصة ورسوم الدورة، وتنطلق بعده تذكيرات الحصص تلقائياً من رقم المركز المهني وباسمه. هكذا يتحوّل الاستفسار المبعثر إلى مسار واضح يعرف فيه المتدرّب وولي أمره ما التالي في كل خطوة.

المواد التعليمية هي أكثر ما يضيع في مجموعات واتساب العادية، حيث تختفي الملفات تحت عشرات الرسائل. يعتمد trtWhats على قاعدة معرفة المركز: يطلب المتدرّب مادة أو ملخصاً أو رابطاً فيصله الجواب الصحيح فوراً، ويجيب الشات بوت على الأسئلة المتكررة حول الجدول أو الرسوم أو شروط الالتحاق انطلاقاً من محتوى المركز نفسه، مع تحويل الحالات الخاصة إلى موظف بشري. وعند انطلاق فوج جديد أو تغيير في الجدول، تُرسل حملة بث للمشتركين الذين وافقوا مسبقاً على استقبال الرسائل. هذه الحملات قوالب تسويقية لدى ميتا، وتشترط موافقة مسبقة (opt-in) تذكر اسم المركز وواتساب، بينما تبقى تذكيرات الحصص والرسوم قوالب خدمية أوفر لأنها مرتبطة بتسجيل قائم.

الرسوم غالباً ما تُؤدى على أقساط، ومتابعتها بالمكالمات محرجة للإدارة والأسرة معاً. يرسل trtWhats تذكيراً مهذباً بالمبلغ والمرجع قبل الاستحقاق، ثم وصلاً بصيغة PDF بعد الأداء؛ وفي المغرب تصدر الفواتير بصيغة متوافقة مع نظام e-facture لدى المديرية العامة للضرائب، وفي السعودية بصيغة تلبّي متطلبات المرحلة الثانية من فوترة زاتكا. وحين يرد أحدهم على أي رسالة — للسؤال عن حصة أو قسط أو شهادة — تُفتح المحادثة في صندوق الوارد المشترك مع الإسناد والوسوم، فيتابع أكثر من موظف دون تكرار أو ضياع. وتبقى رسوم ميتا لكل رسالة على حسابكم لدى ميتا مباشرة دون هامش من trtWhats، مع محادثات منصة غير محدودة في كل الباقات.

يتماشى الإعداد مع دورة التسجيل. بمجرد جهوز الوثائق يصبح الرقم فعّالاً خلال 24 إلى 72 ساعة، ويستغرق التحقق من المؤسسة لدى ميتا من يوم إلى خمسة أيام عمل، فيتمكّن المركز من الإرسال قبل انطلاق فوج جديد. تمنح باقة Growth خمسة مقاعد وPro عشرة، وهو ما يكفي لتقاسم صندوق وارد واحد بين الأساتذة والإدارة مع الإسناد والوسوم واتفاقيات مستوى الخدمة. وتُلتقط الموافقة المسبقة في استمارة التسجيل مع ذكر اسم المركز وواتساب، وتُحفظ لكل جهة اتصال — ولي أمر أو متدرّب راشد — حتى تبقى حملات الأفواج مطابقة. ويحوّل منشئ المسارات الذكي وصفاً بلغة بسيطة لأسئلة القبول إلى مسار متفرّع، ويجيب الشات بوت بالدارجة بالسلاسة نفسها التي يجيب بها بالعربية والفرنسية والإنجليزية. وتُعالَج بيانات المتدرّبين، بمن فيهم القاصرون، على خوادمنا الخاصة داخل الاتحاد الأوروبي وفق القانون 09-08 (CNDP)، مع اتفاقية معالجة عند الطلب.