WhatsApp pour centres de formation et écoles

Un centre de formation ou une école privée vit sur un cycle récurrent : attirer les intéressés, confirmer l'inscription, organiser les promotions et les cours, partager les supports, puis encaisser les frais. Lorsque cette communication se disperse entre appels et groupes WhatsApp ordinaires, le prospect non relancé se perd, les supports se mélangent et les parents découvrent tardivement le moindre changement. trtWhats relie le système ou la plateforme d'inscription du centre à WhatsApp : l'apprenant reçoit aussitôt sa confirmation avec la promotion, la date du premier cours et les frais, puis les rappels de cours partent automatiquement depuis le numéro professionnel du centre, à son nom. La demande éparse devient un parcours clair où l'apprenant et son parent savent quelle est l'étape suivante à chaque instant.

Les supports pédagogiques sont ce qui se perd le plus dans les groupes WhatsApp ordinaires, où les fichiers disparaissent sous des dizaines de messages. trtWhats s'appuie sur la base de connaissances du centre : l'apprenant demande un support, un résumé ou un lien et reçoit aussitôt la bonne réponse, et le chatbot traite les questions récurrentes sur l'emploi du temps, les frais ou les conditions d'admission à partir du contenu du centre, en transférant les cas particuliers à un humain. À l'ouverture d'une nouvelle promotion ou lors d'un changement d'emploi du temps, une diffusion part vers les abonnés ayant préalablement consenti. Ces diffusions sont des modèles marketing chez Meta et exigent un opt-in nommant le centre et WhatsApp, tandis que les rappels de cours et de frais restent des modèles utilitaires, moins coûteux car rattachés à une inscription en cours.

Les frais se règlent souvent en plusieurs échéances, et leur suivi par téléphone gêne autant l'administration que la famille. trtWhats envoie un rappel courtois du montant et de la référence avant l'échéance, puis un reçu PDF après le paiement ; au Maroc, les factures sont émises dans un format aligné sur le régime e-facture de la Direction Générale des Impôts, et en Arabie saoudite dans un format répondant aux exigences de la phase 2 de ZATCA. Quand une personne répond à un message — sur un cours, une échéance ou une attestation — la conversation s'ouvre dans la boîte de réception partagée, avec attribution et étiquettes, de sorte que plusieurs agents suivent sans doublon ni perte. Les frais Meta par message restent sur votre compte Meta, sans marge de trtWhats, avec des conversations côté plateforme illimitées sur tous les plans.

La mise en place épouse le cycle d'inscription. Une fois les pièces prêtes, le numéro est actif en 24 à 72 heures, et la vérification d'entreprise par Meta prend un à cinq jours ouvrés, si bien qu'un centre peut émettre avant l'ouverture d'une nouvelle promotion. Le plan Growth offre cinq sièges et Pro dix, de quoi partager une même boîte entre enseignants et administration, avec attribution, étiquettes et SLA. L'opt-in est recueilli sur le bulletin d'inscription, nommant le centre et WhatsApp, et conservé par contact — parent ou apprenant adulte — pour que les diffusions aux promotions restent conformes. Le créateur de flux IA transforme une description en langage clair des questions d'admission en un flux à embranchements, et le chatbot répond en darija aussi aisément qu'en arabe, français ou anglais. Les données des apprenants, y compris des mineurs, sont traitées sur nos propres serveurs dans l'UE, conformément à la loi 09-08 (CNDP), avec un accord de traitement sur demande.